Kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy
Trung tâm Công nghệ thông tin - Lưu trữ tài nguyên và môi trường trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường (gọi tắt là Trung tâm) hiện đang lưu trữ bảo quản hàng trăm mét giá tài liệu ngành tài nguyên và môi trường trên địa bàn tỉnh. Trong đó, có những tài liệu được hình thành từ trước năm 1975 như sổ địa bộ, bản đồ… Vì vậy, bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ cho tài liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng. Trong đó, việc thực hiện các biện pháp kỹ thuật nhằm kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ có nguy cơ bị hư hỏng hay còn gọi là kỹ thuật bồi nền tài liệu giấy đang được Trung tâm tiến hành thực hiện.
Những tài liệu đang lưu trữ tại Trung Tâm không chỉ giúp tăng cường công tác quản lý Nhà nước về đất đai mà còn là cơ sở để cơ quan Nhà nước nắm chắc quỹ đất, phục vụ tốt hơn công tác quy hoạch, lập kế hoạch sử dụng đất. Nguồn tài liệu quý giá này cũng giúp cho cơ quan có thẩm quyền trong công tác giải quyết tranh chấp đất đai và công tác khác thuộc lĩnh vực tài nguyên và môi trường như tài nguyên nước, khoáng sản, khí tượng thủy văn, đo đạc và bản đồ… Bên cạnh đó, nguồn tài liệu lưu trữ còn là công cụ để quản lý Nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước, đấu tranh chống mọi kẻ thù trong và ngoài nước.
Các tài liệu được hình thành từ các vật hữu cơ. Do vậy, chúng dễ bị tổn hại và tích tụ những yếu tố phá hủy chính bản thân các tài liệu này. Các tài liệu bắt đầu bị tổn hại ngay khi hình thành và quá trình này ngày càng lớn trong điều kiện môi trường bảo quản kém không bảo đảm về nhiệt độ, độ ẩm, ô nhiễm và bụi, đây cũng là nguyên nhân khiến cho tài liệu bị giòn, mốc, ngả màu, bị côn trùng và sinh vật gây hại tấn công.
Hiện nay, Trung tâm đã lựa chọn trên 6.300 tờ tài liệu khổ A3 và 2.452 tờ tài liệu khổ A2 và tiến hành việc bồi nền hay nói cách khác là thực hiện phục chế và tu bổ để kéo dài tuổi thọ tài liệu, bà Nguyễn Thị Kim Dung, Giám đốc Trung tâm cho biết.
Để thực hiện bồi nền tài liệu các cán bộ phải thực hiện rất nhiều bước như khử axit, vệ sinh tài liệu và thực hiện tu bổ bằng cách ép lên một loại giấy cao cấp được nhập từ Nhật Bản. Yêu cầu sau khi bồi nền là làm sao phải giữ được nguyên trạng của tài liệu gốc nhưng làm tăng tuổi thọ sử dụng của các loại tài liệu này. Chính vì thế, việc bồi nền tài liệu giấy được thực hiện nghiêm túc và đầy tinh thần trách nhiệm. Các cán bộ của Trung tâm hầu hết đều phải làm việc tỉ mỉ, nhẹ nhàng. Vì chỉ cần một sơ xuất là có thể làm hỏng tài liệu.
Thực tế chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu giấy dài hay ngắn còn tùy thuộc vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ tài liệu tồn tại được bền lâu, không bị hư hỏng hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp kỹ thuật tiên tiến. Đồng thời, nơi lưu giữ phải có chế độ bảo quản chặt chẽ thì mới kéo dài tuổi thọ của tài liệu. Đến nay, Trung tâm đang quản lý hơn 2.200m giá tài liệu tương đương trên 142.000 hồ sơ và 40.000 tờ bản đồ với nhiều tỷ lệ khác nhau. Trong đó, phần lớn là hồ sơ chuyên ngành thuộc các lĩnh vực đất đai, đo đạc và bản đồ, tài nguyên nước và khoáng sản, môi trường… Tuy nhiên công tác tổ chức khai thác sử dụng vẫn dựa chủ yếu vào phương pháp thủ công truyền thống. Điều này đã làm đẩy nhanh quá trình lão hóa tài liệu và có nguy cơ hủy hoại, mất mát cao. Chính vì vậy, việc thực hiện bồi nền tài liệu mà Trung tâm đang thực hiện có ý nghĩa rất quan trọng trong việc giữ gìn và bảo tồn các loại tài liệu quý giá của Bình Dương.
Với việc phát triển kinh tế xã hội như hiện nay, nhu cầu khai thác tài liệu lưu trữ đã tăng lên đáng kể. Hàng năm, Trung tâm phục vụ bình quân cho hơn 1.000 phiếu yêu cầu, với 6.200 hồ sơ đưa ra khai thác, cung cấp hơn 43.000 trang tài liệu lưu trữ cho các tổ chức, cá nhân đến nghiên cứu, khai thác dữ liệu về tài nguyên và môi trường. Con số này chắc chắn sẽ còn tăng lên nhiều hơn. Chính vì vậy, ngoài việc phục hồi các tài liệu thì vấn đề hiện đại hóa hệ thống lưu trữ cũng là công việc quan trọng cần phải thực hiện trong thời gian tới.▲
Minh Thành