Tiện ích của phần mềm Scan Tailor với công tác số hóa tài liệu thư viện
Trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, khi văn hóa nghe nhìn lấn át văn hóa đọc truyền thống thật sự là một thách thức không nhỏ đối với những người làm công tác thư viện
Chỉ với một thiết bị thông minh có kết nối Internet, con người có thể truy cập vào các tài liệu trực tuyến từ bất kỳ đâu và bất kỳ khi nào. Chính vì vậy, chuyển đổi số ngành thư viện là xu thế tất yếu nhằm đáp ứng ngày càng tốt nhất nhu cầu tra cứu tài liệu từ xa, đọc sách trên mạng của bạn đọc, giúp lưu giữ tài liệu cổ, giá trị, đồng thời góp phần nâng cao hiệu quả công việc của người làm thư viện. Để thực hiện chuyển đổi số thì cần phải có cơ sở dữ liệu, muốn vậy, các thư viện phải thực hiện số hóa tài liệu.
Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi tài liệu từ dạng truyền thống trên giấy thành định dạng kỹ thuật số và được lưu trên máy tính nhằm bảo quản, chia sẻ và phục vụ trực tuyến. Việc số hóa các tài liệu giúp thư viện đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của người dùng về truy cập thông tin, giảm bớt áp lực về không gian lưu trữ tài liệu bản giấy. Bên cạnh đó, số hóa tài liệu còn giúp thư viện tăng tính khả dụng và truy cập cho người dùng khi có nhu cầu đọc và tìm kiếm thông tin. Qua đó, người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin theo nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm tên tác giả, từ khóa, chủ đề, thời gian xuất bản,... điều này giúp tiết kiệm thời gian của người dùng trong việc tìm kiếm tài liệu. Quan trọng hơn, số hóa tài liệu được xem là một phương tiện hiệu quả để bảo tồn các tài liệu quý hiếm và lưu trữ lại những di sản văn hóa quan trọng nhằm phục vụ lâu dài trên môi trường số.
Để số hóa tài liệu, thư viện phải thực hiện 10 bước sau: (1) Lập kế hoạch, (2) Lựa chọn tài liệu, (3) Chuẩn bị thiết bị, phần mềm số hóa tài liệu, (4) Thực hiện số hóa, (5) Xử lý file, (6) Tạo siêu dữ liệu, (7) Kiểm soát chất lượng, (8) Đưa dữ liệu số hóa lên website để phục vụ, (9) Xác định cách thức phục vụ và chính sách truy cập, (10) Thực hiện bảo quản số và an toàn dữ liệu.
Đối với thư viện tỉnh Bình Dương, việc số hóa tài liệu được thực hiện từ nhiều năm nay để phục vụ cho bạn đọc của thư viện số. Trong đó, thư viện chú trọng việc số hóa tài liệu địa chí của tỉnh và các bộ sưu tập có giá trị đặc biệt được xuất bản từ trước năm 1975. Đây là những bộ sưu tập tài liệu quý qua thời gian sẽ có thể bị hư hỏng, vì vậy, thư viện thực hiện số hóa nhằm để bảo quản lâu dài, phục vụ nhu cầu nghiên cứu, học tập của bạn đọc.
Trước đây, khi thực hiện quy trình số hóa tài liệu, nhân viên thư viện phải trải qua nhiều bước như (1) Lựa chọn tài liệu, (2) Scan tài liệu thông qua máy scan BookEye, (3) Dùng phần mềm BCS-2 đề xử lý tài liệu, (4) Chuyển sang dạng PDF, (5) Lưu trữ và tải lên website phục vụ bạn đọc. Cách xử lý tài liệu theo quy trình này bộc lộ nhiều hạn chế, chẳng hạn khi sử dụng phần mềm BCS-2 để làm sạch dữ liệu, nhân viên thư viện phải thao tác thủ công trên từng trang giấy và chỉ được cài đặt phần mềm trên một máy tính vì có bản quyền. Mặc khác, đơn vị phải chi kinh phí để mua các phần mềm thương mại để tách đôi trang (nếu scan ở dạng 2 trang một), xoay thẳng ảnh, cắt bỏ viền, định dạng lại khổ sách,... Hạn chế cơ bản nhất của quy trình số hóa tài liệu theo kiểu này là có quá nhiều công đoạn và mất nhiều thời gian để thực hiện.
Từ tháng 12 năm 2023, Thư viện Bình Dương ứng dụng phần mềm Scan Tailor vào quy trình số hóa tài liệu. Đây là phần mềm được phát triển bởi một lập trình viên tên là Joseph Artsimovich và là phần mềm miễn phí theo giấy phép GPL phiên bản 3, tương thích với các hệ điều hành Windows và Linux. Từ năm 2007, qua thời gian Scan Tailor được phát triển và dần hoàn thiện trở thành một phần mềm mạnh mẽ, trợ giúp đắc lực cho việc số hóa tài liệu thư viện, đáp ứng tốt các yêu cầu xử lý số hóa và các yêu cầu cần có trong một phần mềm duy nhất, góp phần rút ngắn quy trình xử lý tài liệu sau khi scan. Nếu như trước đây người thực hiện phải cần nhiều phần mềm khác nhau để xử lý cho từng công đoạn, thì hiện tại chỉ cần sử dụng Scan Tailor là đủ. Đây là đặc tính và tiện ích nổi trội nhất của Scan Tailor mà những phần mềm khác trước đây không có.
Scan Tailor là một công cụ trực quan để xử lý hậu kỳ các trang tài liệu được quét từ các máy quét, có khả năng xử lý tài liệu số hóa dạng ảnh sau khi scan như cung cấp khả năng tách đôi trang, chỉnh góc nghiêng, thêm lề cho nội dung, làm trắng nền văn bản,... Scan Tailor giúp biến những bản quét thô thành những hình ảnh được xử lý chuyên nghiệp, sẵn sàng để in hoặc ghép thành PDF để sử dụng. Ưu điểm của phần mềm Scan Tailor là chạy tự động, đồng loạt, vì vậy tiết kiệm được khá nhiều thời gian. Chỉ cần một cái click chuột, các quy trình xử lý được tự động hoàn thành rất nhanh, không tốn quá nhiều thời gian của người thực hiện. Nếu như trước đây, các nhân viên thư viện xử lý quyển sách 500 trang phải mất một ngày công, thì nay chỉ cần 2 tiếng là hoàn thành.
Ngoài những lợi ích trên, khi sử dụng phần mềm Scan Tailor để số hóa tài liệu thư viện, những người thực hiện còn nhận thấy phần mềm này khá dễ sử dụng, chỉ cần có kiến thức cơ bản về tin học và được hướng dẫn thao tác thì có thể thực hiện. Đối với đơn vị, cá nhân không có nhiều kinh phí, chỉ cần sử dụng các máy scan thông thường, hoặc máy ảnh kỹ thuật số cũng đã có thể số hóa tài liệu, đáp ứng nhu cầu một cách hợp lý nhất. Hơn nữa, Scan Tailor còn là phần mềm miễn phí, có thể chia sẻ rộng rãi đến tất cả mọi người sử dụng mà không bị hạn chế.
Từ khi Thư viện tỉnh Bình Dương ứng dụng phần mềm Scan Tailor vào nghiệp vụ chuyên môn, công tác số hóa tài liệu được thực hiện nhanh chóng và dễ dàng hơn. Do phần mềm miễn phí và cài đặt được trên nhiều máy trạm nên các viên chức có thể tranh thủ thực hiện công tác số hóa, xử lý tài liệu bất kỳ thời gian nào, do vậy, tài liệu số của đơn vị ngày càng được tăng lên. Đến nay, thư viện đã thực hiện số hóa được 723.545 trang, với 29.566 tên tài liệu.
Trong thời đại hiện nay, khi nguồn tài nguyên thông tin số là huyết mạch, là linh hồn của thư viện số thì công tác số hóa tài liệu có vai trò vô cùng quan trọng. Đối với Thư viện tỉnh Bình Dương, thực hiện mục tiêu “100% tài liệu cổ, quý hiếm và bộ sưu tập tài liệu có giá trị đặc biệt về lịch sử, văn hóa, khoa học do thư viện công cộng tỉnh thu thập và quản lý được số hóa” được đề ra trong Kế hoạch số 4628/KH-UBND ngày 14/9/2021 của Ủy ban nhân dân tỉnh Bình Dương về triển khai thực hiện Chương trình chuyển đổi số ngành thư viện đến năm 2025, định hướng đến năm 2030 trên địa bàn tỉnh, thư viện đang tích cực sưu tầm các bộ tài liệu về địa chí Bình Dương, tài liệu viết về các di tích lịch sử, văn hóa trên địa bàn tỉnh, các luận văn, luận án, đề tài nghiên cứu khoa học, các tác phẩm văn học viết về Bình Dương và của tác giả Bình Dương,... để thực hiện số hóa, đưa lên thư viện số phục vụ bạn đọc.
Do vậy, việc tìm tòi, ứng dụng các phần mềm có tính ưu việt, nhiều tiện ích như Scan Tailor được thư viện rất quan tâm, chú trọng. Bên cạnh đó, để chuyển đổi số có hiệu quả, thư viện cũng đang cung cấp nhiều loại hình dịch vụ trực tuyến, đa dạng hóa các dịch vụ thư viện sử dụng tài nguyên số như cấp thẻ trực tuyến, bản tin, tổ chức các cuộc thi trực tuyến, triển lãm sách trực tuyến, thư mục tài liệu - thông tin chuyên đề trực tuyến, sách nói, giới thiệu sách, kể chuyện sách; tăng cường công tác truyền thông nhằm quảng bá hoạt động của thư viện, giới thiệu vốn tài liệu, thu hút và kích thích nhu cầu đọc sách,...
Hy vọng rằng, việc tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động, chuyển đổi số mạnh mẽ ngành thư viện, trong đó quan trọng nhất là số hoá tài liệu sẽ đưa thư viện tỉnh nhà Bình Dương sớm đạt được các mục tiêu xây dựng thư viện thông minh trong thời gian tới.
Diễm Thúy - Thịnh Cường